Estudiando “Los 7 Hábitos” (IV) Primero lo Primero

El tercer hábito de la gente altamente efectiva, poner primero lo primero, se podría definir como “autoadministración efectiva”. La administración sigue al liderazgo, esto es, primero el liderazgo establece las metas, roles y valores, y después la administración ejecuta en la práctica las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos.

Si recordamos lo dicho sobre el liderazgo al hablar del segundo hábito, respecto de que es el hemisferio derecho del cerebro, la parte creativa, la que se ocupa del liderazgo, en el caso de la administración es el hemisferio izquierdo, como parte racional, la que gestiona esta faceta.

El liderazgo define qué es lo primero, y la autoadministración efectiva le asigna el primer lugar en las tareas de cada día: primero lo primero.

DISCIPLINA

El profesor Covey cita un ensayo de E.M. Gray llamado “El denominador común del éxito” donde, tras estudiar aquellos aspectos que diferenciaban a la gente exitosa del resto de personas concluía <<el denominador común de las personas de éxito es su disciplina para hacer las cosas. No necesariamente les gusta hacerlas, pero su disgusto está subordinado a la fuerza de sus propósitos>>. Es decir, la disciplina es la clave del éxito. Y la disciplina surge de la voluntad independiente de cada persona. Covey nos dice que el ser humano tiene cuatro privilegios que lo distinguen como tal del resto de especies animales: la Autoconciencia, la Imaginación, la Conciencia Moral y la Voluntad Independiente; la conciencia de uno mismo, la imaginación y la conciencia moral son las claves de los dos primero hábitos, la Proactividad y la Constitución personal, mientras que la Voluntad es la clave de la disciplina, y por tanto de la administración efectiva.

CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN EFECTIVA.

Dado que el tiempo es un recurso escaso, debemos economizarlo de la manera más eficiente posible. Esta gestión del tiempo es la autoadministración, que se centra en la organización y ejecución de tareas según prioridades.

Pero el reto de la organización efectiva no es realmente organizar el tiempo, sino organizarnos a nosotros mismos. La organización efectiva se centra en las relaciones y en los resultados, no en las tareas en sí mismas.

matriz urgente importante


Las personas efectivas no se orientan a los problemas, sino hacia las oportunidades
(P. Drucker). Por ello trabajan en el cuadrante 2, porque se dedican a planificar y desarrollar oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición los problemas, piensan preventivamente. El resultado de todo ello es disciplina, control, ausencia de crisis y visión.Las personas efectivas trabajan en el cuadrante 2. Las personas que pasan mucho tiempo en el cuadrante 1 son reactivas, y no proactivas. Las personas que pasan mucho tiempo en los cuadrantes 3 y 4 son irresponables.

agenda2Como decía Voltaire, Suerte es lo que sucede cuándo se encuentran la preparación y la oportunidad, y las personas proactivas no necesitan dedicarse a “apagar fuegos” continuamente (cuadrante 1) ni gastan su tiempo de manera poco responsable (cuadrantes 3 y 4), por ello están preparados para todas las oportunidades.

A modo de Pareto 80/20, en el caso de la autoadministración efectiva el 80 % de los resultados proviene del 20 % de las actividades.

VOLUNTAD

De nuevo volvemos aquí a la disciplina, porque sin una verdadera voluntad para centrarse en el cuadrante 2 no conseguiremos ningún resultado. Debe existir un verdadero deseo proactivo, y un centro vital basado en valores, para organizar adecuadamente nuestra vida. Y es que poder hacer lo que debemos supone la responsabilidad de decir “No” a las tareas y distracciones de los cuadrantes 3 y 4. Al trabajar en el cuadrante 2, las personas efectivas apenas tendrán problemas acuciantes en el cuadrante 1.

HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN

Cada persona debe encontrar su modelo de agenda, o herramienta de planificación ideal. Podría ser una agenda electrónica, una hoja Excel, una aplicación móvil. Lo que es importante es que dicha herramienta funcione según los siguientes puntos:

  1. Recoger los valores y nuestra constitución personal, que van a guiar nuestro camino.
  2. Permitir una planificación semanal. La semana resulta el plazo organizacional ideal.
  3. Establezcamos un día, por ejemplo el domingo, para labores de planificación del resto de la semana.
  4. Identificar los distintos roles personales. Una misma persona puede ser a la vez padre, marido, hijo, empleado, presidente de su comunidad y miembro del equipo de futbol.
  5. Establecer las metas personales en cada rol. En el ejemplo anterior podrían ser llevar a los niños al cine, ayudar a su mujer a hacer las labores de casa, reparar la lavadora de su madre, terminar el proyecto según estableció con su jefe, conseguir varios presupuestos para la reparación de la puerta de entrada al edificio y jugar el partido del sábado por la mañana.
  6. Programar en el calendario semanal las tareas necesarias para alcanzar las metas.
  7. Tener a la vista los valores y fines personales para recordar siempre ejecutar todas las tareas de acuerdo a nuestra constitución personal.

DIMENSIÓN HUMANA DE LA ORGANIZACIÓN: EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA.

Estamos hablando siempre en de efectividad personal, pero no de eficiencia. Mucha gente podría preguntarse por qué no hablamos de alcanzar la eficiencia, y no solo la efectividad. La respuesta la podemos exponer aquí, al hablar de planificación efectiva.

organizarEfectividad es un término humano pero eficiencia es un término tecnológico. La eficacia es efectividad, consiste en hacer las cosas bien, mientras que eficiencia significa hacer las cosas bien con el mínimo coste en recursos. Por ejemplo, un motor eficaz permite a un vehículo recorrer 100 kilómetros sin fallar, mientras que un motor eficiente le permite hacerlo con el mínimo coste en gasolina, y en el mínimo período de tiempo posible, junto con el mínimo desgaste en aceite.

Cuando hablamos de tareas, podemos intentar hacerlas de manera eficiente, pero cuando hablamos de personas, no podemos asignar un tiempo determinado a las relaciones o a las emociones. No se puede ser eficiente en términos de personas. Sería poco efectivo intentar dedicar determinados minutos a nuestra esposa, nuestros hijos o nuestros compañeros de trabajo, pues en tanto que tratamos con personas no podemos intentar lograr nuestros éxitos interpersonales en un espacio de tiempo prefijado.

Por ello, nuestra herramienta de planificación debe ser flexible, y permitirnos dedicar el tiempo necesario a cada relación personal, o poder mover las tareas en función de las necesidades de las personas.

Por último, indicar que nuestra herramienta de planificación, en línea con todo lo expuesto en los párrafos que preceden, no es un mapa, sino una brújula. Es flexible porque nos guía hacia nuestro destino, pero no fija un camino inamovible.

DELEGACIÓN EFECTIVA

Una vez tenemos clara la organización efectiva, debemos completar la misma con la técnica interpersonal de la delegación efectiva. Puesto que con ello multiplicamos nuestros resultados.

Delegar de manera efectiva supone centrarnos en los resultados, y no en los métodos. Puesto que se basa en delegar confianza en los demás.

Una persona efectiva tiene que saber delegar en los demás su confianza, convirtiéndolos en encargados de alcanzar determinados fines, y no en meros recaderos a los que se dice qué hacer y cómo hacerlo. Hay que empoderar a nuestros delegados para que puedan alcanzar las metas fijadas en ellos.

amorMientras que una persona que intenta hacerlo todo sola se ve limitada por sí misma, y no pasa de ser un Productor, una persona que sabe delegar la confianza en los demás se transforma en Administrador, y consigue multiplicar sus resultados. Por ejemplo, si intentamos hacer todas las tareas de casa nosotros solos, nuestros éxitos serán muy inferiores a si podemos delegar en nuestra esposa o nuestros hijos. En el entorno empresarial, el líder que delega responsabilidades ser transforma en un administrador efectivo.

Delegar de manera efectiva supone establecer los resultados deseados, dar las directrices necesarias, señalar los recursos para llevar a cabo la tarea, hablar de consecuencias de incumplimiento y establecer una rendición de cuentas. Así, al delegar de manera efectiva, nuestro delegado se convierte en encargado y responsable de su éxito, en su propio jefe. 

Si delegamos en individuos más inmaduros, deberemos señalar mayor rendición de cuentas, y unas directrices más claras. Por el contrario, con individuos maduros bastará con señalar el resultado a alcanzar. Lo bueno de este tipo de herramienta de delegación es que se puede delegar en cualquier persona, independientemente de su madurez para la tarea.

RESULTADO HASTA AQUÍ DE LA EFECTIVIDAD: ÉXITO PERSONAL.

Con los tres hábitos estudiados hasta el momento, la persona consigue ser efectiva a nivel personal, y puede dar el salto a los tres hábitos siguientes, que lo guiarán al éxito interpersonal. Pero no se puede buscar el éxito interpersonal sin tener claro que hemos conseguido primero el éxito de la efectividad a nivel personal.

Una persona efectiva que ha interiorizado los tres primero hábitos es proactiva y responsable por tanto de su propia vida, describe los principios y valores que le guían para conseguir las metas vitales que se ha propuesto, y se organiza de manera efectiva para lograrlo.

Cuándo ya se ha convertido en líder de su propio destino, este último hábito es el puente para convertirlo en líder del medio personal que le rodea y con el que interactúa cada día en sus distintos roles personales y profesionales.

Vía | Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Paidos Ibérica, 2011)

Más Información | blog posgrados tec  blog vivir tu tiempo blog alberto chouza

Imágenes | Pixabay

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